Есть четыре узловых правила которым нужно следовать при оптимизации бизнес-процессов организации. Первое, что надо сделать - это создать основу оптимизации. Под основой оптимизации имеется в виду формализованная модель бизнес-процессов организации. В том случае, если не возможно четко очертить процессы, оптимизация окажется невыполнимой, так как оптимизировать строго говоря нечего. Если процесс создания карты бизнес-процессов зашел в тупик, придется или создавать их заново, или отступиться от оптимизации.
Второе, что рекомендуется учитывать - оптимизация должна идти от частного к общему. Сначала ведется поиск отдельных малых недостатков, которые объединяются в группы. В дальнейшем разрабатываются изменения необходимые для оптимизации бизнес процессов. Претворение в жизнь внушительных структурных преобразований в функционировании предприятия называют реинжинирингом.
В-третьих, почти все решения по оптимизации неоднозначны. То есть, очень вероятно, что при оптимизации одной проблемы появится новая. Таким образом, большое внимание при автоматизации бизнес-процессов и оптимизации управления отводится расчетам всех возможных результатов внедрения изменений. Четвертый принцип предполагает присутствие сопротивления изменениям со стороны персонала. Причина отрицательного отношения к преобразованиям заключается в том, что при оптимизации усиливается интенсивность эксплуатации исполнителей. По этой причине, оптимизаторам надо принимать во внимание сопротивление со стороны коллектива предприятия.
В России для автоматизации бизнес процессов предприятия служит программные продукты от 1С. Нередко программа 1с автоматизирует лишь отдельные службы или направления деятельности компании. Доработка программного продукта была использована для разработки типовой конфигурации 1С: Комплексная автоматизация . Основное назначение этого прикладного решение заключается в создании комплексных систем автоматизации уровня компании. Внедрение подобной программы позволяет создать единое информационное пространство компании. В нем отображается вся финансово-хозяйственная деятельность компании. На основании анализа данных имеющихся в хранилище принимаются управленческие решения. База данных, используемая для управленческого и регламентированного учета - одна. Следует отметить, что в рамках данной конфигурации может вестись учет как для отдельных предприятий, так и для объединений типа холдинга. При этом управленческий учет может вестись для всего холдинга, в то время как регламентированная отчетность составляется для каждого отдельного компании. К преимуществам данного прикладного решения можно отнести возможность формирования сложной иерархии пользователей с четко регламентированными правами доступа.
Разработка проекта оптимизации бизнес процессов редко производится компанией самостоятельно. В большинстве случаев требуется привлечение высококвалифицированных специалистов, способных сформировать модель бизнес процессов, выявить недостатки и разработать программу оптимизации. После чего компания-оптимизатор создает рабочую конфигурацию либо осуществляется доработка 1с конфигурации используемой в данный момент. Нередко эти же компании могут взять на себя сопровождение конфигурации, впрочем, в крупных компаниях доработка 1с нередко ведется силами собственных специалистов.